Soporte Electrónico en Adquisiciones

Es un documento soporte, en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el cual se deberá generar y transmitir en formato electrónico.

En otras palabras, es un documento que soporta transacciones que se derivan de la adquisición o compra de un bien o un servicio a un proveedor que no es obligado a expedir una factura de venta electrónica.

El documento soporte, Constituye el soporte para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 6 del artículo 616‐1.

Características del Documento Soporte Electrónico​

• Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• La firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad del documento.
• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
• Incluye el Código Único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – CUDS.
• Otros documentos relacionados con el proceso son las Notas de ajuste, que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o corrección del documento soporte.

¿Sujetos obligados a generar y transmitir el Documento Soporte Electrónico?

Son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA.

¿Cómo se Puede Generar el Documento Soporte Electrónico ?

• Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico.
• A través de un Software Propio adquirido por el responsable. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica CUENTAL que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
• A través del servicio gratuito de la DIAN.

Documentos que Pueden S​er E​mitidos Electrónicamente

• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• Notas de ajuste del documento soporte.
• Acuse de recibo

Tener en cuenta para el Documento Soporte Electrónico

1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
2. ​Luego de manifestar su interés de emitir el Documento soporte en adquisiciones, Ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/, al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, Dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software, en el servicio dispuesto por la DIAN.
3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de software, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al portal web de la DIAN, deberá indicar la fecha a partir de la cual inicia a emitir el Documento soporte en adquisiciones.
5. Desde esta fecha el habilitado es obligado a emitir la Documento soporte en adquisiciones electrónicamente; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad.

Normatividad Vigente

• RESOLUCIÓN NUMERO 000012 (09 FEBRERO 2021). Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones. y se adopta el «Anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.8» y el Anexo Técnico “Anexo técnico Documento Soporte Electrónico 1.0”.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000063 (30 JULIO 2021). Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 y se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de factura electrónica, la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
• RESOLUCIÓN NUMERO 000488 (29 ABRIL 2022). Por la cual se modifica el articulo 6 de la resolución 000167 de 30 de diciembre 2021. La generación y transmisión de forma electrónica, deberán implementarse, a mas tardar el primero (01) de agosto de 2022.

Soporte Electrónico con Validación Previa

El artículo 9 de la RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de los documentos soporte y de sus notas de ajuste. 

1. El Emisor del documento soporte, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
3. La entidad (DIAN) le enviará al Emisor un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar el documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

En CUENTAL tenemos funcionalidades especializadas, Crea documentos soporte en adquisiciones, con la versión UBL 2.1 https://cuental.com

CUENTAL – Software Contable

Consulte el calendario Oficial para la implementación del documento soporte electrónico en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales